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I nostri servizi

Gestione documentale: nuova vita per i tuoi archivi

Gestire i documenti non significa soltanto metterli in ordine e dividerli in faldoni colorati ma significa soprattutto organizzarli digitalmente per renderli sicuri e di rapida consultazione.

Troppa carta e troppi volumi rischiano di rallentare il lavoro ed occupare spazio inutilmente. Grazie all’archiviazione digitale tra l’altro puoi ridurre il margine d’errore.

Tutti i procedimenti legati alla gestione documentale sono legati tra loro a doppia mandata. Non c’è archiviazione se non c’è digitalizzazione.

Soluzioni complete per la gestione documentale aziendale

Dall’archiviazione fisica alla disponibilità digitale dei documenti, Scansoft offre un sistema integrato per liberare spazio, ridurre il caos e garantire conformità normativa.

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Il nostro approccio

1
Analisi e presa in carico

Partiamo dall’ascolto. Analizziamo volumi, tipologie documentali e obblighi normativi della tua azienda.

Definiamo un piano operativo su misura per organizzare, digitalizzare e mettere in sicurezza il patrimonio documentale.

2
Digitalizzazione e organizzazione

Ritiriamo, cataloghiamo e digitalizziamo i documenti con sistemi professionali. Indicizziamo in modo intelligente ogni file per renderlo facilmente ricercabile.

Ogni processo è tracciato e conforme alle normative vigenti.

3
Accesso sicuro e gestione continua

Mettiamo a disposizione i documenti tramite piattaforma cloud protetta o archivio certificato.

Garantiamo conservazione a norma, stoccaggio sicuro e, quando necessario, triturazione certificata. La tua azienda libera spazio e guadagna controllo.

I nostri servizi

Archiviazione documentale

L’archiviazione documentale è un processo di raccolta, organizzazione e conservazione di documenti, sia cartacei che elettronici/digitali. Questa operazione serve per renderli facilmente reperibili e accessibili, garantendone il corretto ciclo di vita.

Digitalizzazione dei documenti

Trasformare dei documenti da analogici a elettronici, significa renderli più smart, ma significa soprattutto trasformarli in un archivio digitale pratico, consultabile da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.

Piattaforma cloud documentale

Se la tua azienda possiede diverso materiale cartaceo da digitalizzare che non solo necessita di spazio online ma anche di essere archiviato con estrema precisione, le piattaforme cloud ti vengono in aiuto fornendoti funzionalità di ricerca intelligenti.

Conservazione digitale a norma

Un documento elettronico può avere la stessa valenza legale di un documento cartaceo grazie al processo di conservazione digitale, tramite la quale ne vengono garantite autenticità, integrità, immodificabilità e data certa.

Stoccaggio certificato

Una volta eseguita tutta la fase di scansione, digitalizzazione e conservazione, è possibile liberarsi del materiale cartaceo semplicemente affidandolo a noi. I tuoi documenti verrano conservati in un luogo sicuro secondo i termini di legge previsti.

Triturazione certificata

Se le copie cartacee dei documenti digitalizzati non ti servono più, è possibile dematerializzarle attraverso la triturazione certificata che riducendo tutto a piccolissimi pezzi, ne impedisce la ricomposizione.